Новини

На IV-му Конгресі «Література в Дії» з’їдхалися бібліотекарі і видавці, автори і перекладачі, представники літературних організацій і об’єднань, менеджери культурних проектів і фестивалів з 17 міст України. Читомо також відвідало конгрес, щоби законспектувати для вас найважливіші тези про проектний менеджмент, основи формування бюджету та особливості управління культурними проектами.

Ольга Сагайдак,

співзасновниця та керівниця проектів Благодійного фонду «Мистецькі надра», Dofa fund («Донкульт», «ПогранКульт: Галіціякульт» тощо).

Про бюджети культурних проектів

Фонд «Мистецькі надра» був заснований 2014 року в зв’язку з подіями на Донбасі. Засновники намагалися для себе з’ясувати, що вони знають про Донбас та чим він для них цінний. Потім запросили експертів з різних галузей – літератури, музики, театру – та вирішили організувати форум, який мав на меті показати, яким є Донбас на культурній мапі України.

Перший форум «Донкульт» відбувався в Києві у жовтні 2014 року. Його організатори зробили за власні кошти.

За рекордний час – 2 місяці – зробили програму з 80 подій. Форум тривав 2 тижні і пройшов успішно. Тема актуальна, всі події безкоштовні для відвідувачів, оскільки форум є просвітницьким. Протягом 2 тижнів 15 тис людей відвідали форум і познайомилися з культурою Донбасу завдяки цьому проекту.

Наступний форум «Донкульт» відбувся у Львові. Формат, який обрали для його проведення, використовується і досі.

2-тижнева програма включає кіно, театр, візуальну програму, літературу, лекції, дискусії. Основна мета – не показати мистецтво, це не фестиваль, а привід та можливість проговорювати важкопроговорюване.

Форум Донкульт у Львові готувався на партнерських стосунках – знайшли інституції, які приймали, погодились надати локації, технічне забезпечення тощо.

Дуже корисні контакти з місцевою владою – міські та обласні адміністрації. Окрім вищезгаданих можливостей, вони мають квоти на соціальну рекламу.

Кілька проектів, які спробували свої сили на форумі у Львові, працюють далі самостійно чи в партнерстві між собою, вже без посередництва фонду.

Львівський форум відвідали близько 10 тис відвідувачів.

Наступний форум – «Галіціякульт» у Харкові 2016 року. З цим проектом подавались на кілька грантів і виграли грант «Адвокатів Європи». Вперше ввели формат мистецьких резиденцій, який, власне, і виграв конкурс.

Також залучили Спільнокошт для збору коштів на кілька подій та співпрацювали з Міністерством культури. Варто звернути увагу на систему оподаткування за українським законодавством та проконсультуватись заздалегідь з тими, хто вже має подібний досвід.

Читайте також: Школа видавців у Франкфурті. Частина 1: побачити все зсередини

Результатом резиденцій стали 8 короткометражних фільмів, 2 урбаністичні проекти (один з них присвячений будинкові «Слово» в Харкові), мурали на заводі «Турбоатом» та, очевидно, контакти 25 галичан та 25 харків’ян, які продовжують працювати разом.

Загалом відбулись 83 події на 15 локаціях.

На сайті є звіти за 3 роки діяльності, оскільки система надання підтримки (особливо європейської, американської), вимагає, щоб ви були публічними. Публічною має бути інформація не тільки про діяльність, а й про те, як ви залучаєте кошти та як їх витрачаєте.

Наступний форум – «Слободакульт» – відбудеться на Закарпатті. За його час підготовки вже познайомились між собою 30 інституцій.
.

Люба Мочарська,

координаторка європейських проектів PPV Knowledge Networks.

Ландшафт донорів. Інші фінансові можливості

Проекти бувають 3 типів:

• Грантові
• Бізнес-проекти
• Сервісні

В Україні сьогодні діє чотири програми транскордонного співробітництва: Польща-Україна-Білорусь, Румунія-Україна-Молдова, Угорщина-Словаччина-Румунія-Україна, Басейн Чорного моря. Кожна із програм має власні пріоритети. До прикладу, перша пропонує конкурс малих грантів на підтримку культурних та історичних проектів, що сприяють взаємодії між громадами. Конкурс мав бути оголошеним на початку березня, проте для того, щоб його отримати необхідно мати партнера з польського боку. Сума гранту до 60 тисяч євро на дві країни. Троє інших програм тільки розпочалися, тому варто стежити за їх вимогами.

За статистикою виграє один проект з десяти запропонованих.

Читайте також: Школа видавців у Франкфурті. Частина 2: як це влаштовано

Нещодавно почала діяти програма територіального співробітництва для країн Східного Партнерства, особливість якої полягає в тому, що партнер  На відміну від програм транскордонного і територіального співробітництва, де обов’язковою є співпраця з партнером з Європейського Союзу, тут виділяються кошти на співпрацю країн, які ще не є членами ЄС. Україна бере участь у 2 програмах: Білорусь-Україна та Молдова-Україна. На сьогодні конкурс завершено, проте, якщо обрані проекти будуть успішними, то відповідно буде виділено більше коштів.

Варто завжди уважно читати умови конкурсів, щоб знайти змогу застосувати саме свій проект, навіть, якщо на перший погляд він і не стосується культурної сфери.

Проектний менеджмент

Логіко-структурна схема

Логіко-структурна схема є корисною під час розроблення будь-якого проекту, грантового, бізнесового чи іншого.

Спершу варто з’ясувати основні риси проекту:

• спрямованість на досягнення конкретної мети;
• координоване виконання пов’язаних між собою дій;
• обмеженість у часі;
• наявність бюджету;
• унікальність (важливо).

Пишучи проект, потрібно додати певну особливість, якої ні в кого немає, щоб було цікаво та захопливо. Усі конкурсанти виконають основні вимоги конкурсу, тому потрібно виділитися на фоні решти та запропонувати щось не зовсім таке як у всіх.

Під час роботи з проектами завжди виникають такі перепони і з ними потрібно вміти боротися:

• Брак ідей. Ідеї народжуються із спілкування в спільноті.
• Брак компетенцій. Компетенції набуваються під час роботи, виконання проектів.
• Брак фінансів. Вони завжди є, проте їх треба вміти знайти та підняти. Варто співпрацювати із органами місцевого самоврядування, тому що вони, як правило, мають бюджети, а грантові проекти передбачають співфінансування.
• Лобі. Органи влади часто рейтингують, який проект важливіший для області, тому потрібно донести ідею до тих людей, які приймають рішення і отримати їх підтримку та отримати лобі.

Проекти рухаються за циклом ідея-концепція-заявка-проект.

Проекти:

• М’які (не передбачають інфраструктури);
• Тверді (передбачають інфраструктуру).

У концепції проекту потрібно мати: мету, цілі, очікувані результати, партнерів, заходи, ресурси і засоби.

Логіко-структурна схема починається з дерева проблем, де стовбур – основна проблема, корінь – причини, які викликають цю проблему; гілки дерева, листя – наслідки проблеми.

Якщо усунути причини, сама проблема зникне, а наслідки зміняться. З усіх причин обираємо ті, на які можемо здійснити вплив.

Далі переходимо до складання дерева цілей, переформульовуючи проблему в позитивне русло (якщо проблемою було нерозвинене громадське життя міста, то ціллю та метою проекту буде активізація життя громади). Тоді можна повертатися до логіко-структурної схеми та визначати, які можуть бути проведені заходи (описуємо кількісно), що дадуть нам продукти (реалізовані заходи), які матимуть певний вплив, тобто результати.

Знаючи, які будуть проводитися заходи (тренінги видання книг), ми можемо визначити, які потрібно засоби. Відштовхуючись від цього розраховуємо витрати.

Потрібно верифікувати, що проект таки відбудеться, тому нам потрібні бухгалтерські документ,и списки учасників, акти закупівлі, фотографії, тощо; передбачити ризики.

Маючи цю логіко-структурну схему, заповнити будь-яку аплікацію стає на багато легше.

Читайте також: Про що говорили в Бізнес-клубі Франкфуртського книжкового ярмарку

Команда проекту

Часто творчим людям не вистачає структурованості, тому варто обирати проектного менеджера зі сторони. Серед завдань проектного менеджера:

• Управління персоналом\ресурсами;
• Бачення цілісної картини;
• Вміння її розбити на менші шматки;
• Вміння формулювати і ставити завдання;
• Контроль за виконанням;
• Планування та прогноз;
• Командна робота.

Для виконання цих завдань проектний менеджер має мати такі якості:

• Надихає на спільне бачення;
• Добропорядність;
• Добрі комунікаторські навички;
• Ентузіазм;
• Емпатія;
• Компетентність;
• Вміння делегувати;
• Здатність працювати під тиском;
• Навички побудови команди;
• Орієнтація на вирішення проблем.

Фінансовий менеджер

До обов’язків фінансового менеджера входять:

• Забезпечення безперебійного управління фінансами;
• Управління фінансами;
• Поєднувати вимог донора із українським законодавством;
• Управління фінансовими ризиками;
• Робота в команді.

Менеджер з комунікації

Менеджер з комунікації відповідає за:

• Внутрішню комунікацію;
• Поширення інформації про проект;
• Візуальна презентація проекту.

Менеджер з комунікацій повинен вміти:

• Чітко формулювати цілі;
• Визначати цільову аудиторію;
• Формувати ключову повідомлення;
• Вибирати канали та інструменти комунікації.

Експерти

«Експерт – це людина, яка зробила всі можливі помилки в дуже вузькій галузі знань» (Нільс Бор, данський фізик та лауреат Нобелівської премії).

Важливо мати «пул» експертів, чітко формулювати технічне завдання, оформляти договірні відносини офіційно (із зазначенням термінів виконання, оплати та очікуваних результатів), залучати до зустрічей команди, контролювати.

Партнери

Добре зважайте, кого вибираєте в партнери ще на етапі підготовки. Якщо ви працюєте із новими партнерами, то варто перевірити відгуки, рекомендації, а також починати з малих проектів з незначними ризиками, а вже після успішної співпраці переходити до значних проектів з великими фінансуванням.

Для успішної співпраці потрібно укладати партнерські угоди, де чітко прописувати відповідальність кожного із партнерів. Іншими запоруками вдалої співпраці є прозорі процедури, регулярні зустрічі, спільне прийняття рішень, спільне звітування та спільне фінансування.
.

Ірина Прокоф’єва,

менеджерка програми Culture Bridges. Офіційна представниця CreativeMornings в Києві.

Управління ризиками

Будь-яка людська діяльність пов’язана з ризиками, хоча про них говорять не так часто. Технологія управління проектами давно розробила прості та зрозумілі способи, як їх запланувати у проект, щоб в процесі його реалізації, ризики не застали нас зненацька і не змусили відчувати більше стресу ніж варто.

Якщо розбиратися із поняттями, то під ризиком ми розуміємо проблему, яка може трапитися (потенційну проблема), і, навпаки, проблема – це ризик, що відбувся.

Уже на етапі складання детального плану проекту, доцільно оцінити кожен його етап та спрогнозувати ризики.  Ключове запитання, яке варто собі поставити: «що може піти не так?».

Після цього у зручній формі потрібно виписати усі ризики та проаналізувати їх.

«З досвідом ви розумітимете більше можливостей для ризику, проте й відчуватимете, який з них вірогідніший у вашому конкретному випадку, тому сам список ризиків буде зменшуватися».

На базі аналізу складаємо матрицю ризиків, тобто вводимо поняття «імовірності» та «впливу» та суб’єктивно проставляємо біля них коефіцієнти, з якою ймовірністю ризик стане проблемою та на скільки сильно вона вплине проект. Перемноживши коефіцієнти, отримуємо картину найбільш критичних ризиків, які ще називають ключовими, і розробляємо стратегію дій на випадок, якщо ризик перейде у категорію проблеми.

Існує чотири стратегії управляння ризиками: прийняття (коли немає можливості уникнути ризику і все, що залишається, – це прийняти цей ризик та взяти його до уваги, максимум – створити резервний фонд), ухилення (коли ми намагаємося вилучити ризик з проекту), передача (стосується страхових ризиків), зниження (коли ми з’ясовуємо, що можна зробити, щоб ризик якомога менше повипливав на наш проект).

Для полегшення роботи із ризиками варто розподілити відповідальність за кожен із них у команді, тобто визначити відповідальних за різні зони проекту та пов’язані з ними ризики.

Авторки: Мар’яна Хемій, Олена Тищук

Фото: Ната Коваль, Facebook